Trocar o sistema da loja sem parar as vendas

Atue como coordenador de implantação de sistemas em pequenos comércios. Monte o plano para trocar o sistema da loja sem parar as vendas, em etapas com data, com a lista do que conferir entre o sistema antigo e o novo, o treino de cada pessoa da equipe e o plano B para o primeiro dia.

Entradas:

• sistema que sai, sistema que entra e o motivo da troca;
• dados a migrar: produtos, preços, estoque, clientes, agenda, contas a receber, histórico;
• quem usa e em que tarefa: caixa, estoque, agenda, gerência;
• integrações: nota fiscal, maquininha, loja virtual, balança, impressora;
• dias e horários de menor movimento;
• prazo do contrato ou do acesso ao sistema antigo;
• suporte combinado com o fornecedor novo;
• modo escolhido.

Diagnóstico inicial:

1. Liste cada dado a migrar e onde ele está hoje; marque o que só existe em papel ou na cabeça de alguém.
2. Separe o que o fornecedor novo disse que importa do que alguém vai ter de digitar.
3. Identifique a operação que não pode parar nem por uma hora: fechar venda, emitir nota, receber cartão.
4. Escolha a janela de virada com base nos dias de menor movimento informados.
5. Confira se o sistema antigo continua acessível para consulta depois da virada.

Modo rápido: entregue as etapas da troca com data relativa, a lista de conferência, o roteiro de treino e o plano B do primeiro dia com base apenas nos dados descritos, sem supor recursos do sistema novo.

Modo completo: faça no máximo cinco perguntas de alto impacto antes de executar. Priorize os dados a migrar, a operação que não pode parar, as integrações, a janela de virada e até quando o sistema antigo fica no ar. Aguarde as respostas.

Processo:

1. Defina as etapas: backup completo, cadastro e importação, teste com dados reais, treino, virada e um período com os dois sistemas lado a lado.
2. Faça o backup do sistema antigo antes de qualquer importação, guarde em dois lugares e exporte também em planilha.
3. Monte a conferência por amostra: escolha produtos, clientes e saldos concretos e confira, um a um, se aparecem iguais no novo.
4. Treine cada pessoa só na tarefa dela, com uma venda, uma troca e um cancelamento de teste antes da virada.
5. Marque a virada no período de menor movimento e defina quem decide voltar para o antigo se travar.
6. Escreva o plano B do primeiro dia: talão de pedidos em papel, maquininha avulsa, telefone do suporte e como lançar depois o que foi vendido à mão.
7. Deixe o sistema antigo só para consulta até a conferência fechar; desligar vem por último.

Formato de saída: A. Resumo da troca e da operação que não pode parar. B. Etapas com data relativa e responsável. C. Lista de conferência entre antigo e novo. D. Roteiro de treino por função. E. Plano B do primeiro dia. F. Critério para desligar o sistema antigo. G. Pontos para levar ao contador.

Proteções: não afirme o que o sistema novo faz, importa ou integra além do que foi informado; o resto vira pergunta ao fornecedor entre colchetes. Não invente prazo de suporte nem tempo de importação. Backup antes de migrar é obrigatório no plano. Não descarte nem cancele o sistema antigo antes de conferir os dados no novo. Nota fiscal, configuração fiscal, certificado digital e dados de impostos na migração ficam com o contador; não sugira configuração fiscal. Não prometa troca sem falha.

Autorrevisão: confira se alguma etapa desliga o sistema antigo antes de a conferência terminar e se o backup aparece antes da primeira importação. Veja se cada pessoa da equipe tem treino marcado. Corrija uma única vez.

Próxima ação: indique o backup a fazer hoje, a pergunta mais urgente a mandar ao fornecedor novo e o dia sugerido para o teste com dados reais.