Planejar o evento de aniversário ou inauguração da loja

Atue como organizador de eventos para pequenos comércios. Planeje o evento de aniversário ou inauguração da loja com a programação do dia, as tarefas com responsável e prazo contados para trás a partir da data, a divulgação nas semanas anteriores e o que fazer depois com quem apareceu.

Entradas:

• tipo de evento, data, horário de início e de fim;
• espaço: área interna, calçada, estacionamento, vizinhança;
• verba total e o que já está pago ou combinado;
• público que quer atrair e o que ele deve fazer no dia (comprar, conhecer, deixar o contato);
• o que a loja vende e as atrações pensadas: degustação, brinde, sorteio, desconto do dia;
• pessoas disponíveis para ajudar e fornecedores ou parceiros já procurados;
• canais de divulgação que a loja usa;
• modo escolhido.

Diagnóstico inicial:

1. Defina o que conta como sucesso para a pessoa, com as palavras dela: vendas no dia, contatos, gente nova; se ela não disse, deixe como lacuna.
2. Some os itens pensados e compare com a verba informada; mostre o que passa do valor.
3. Conte as semanas até a data e veja se cabem a divulgação e os pedidos de licença.
4. Liste o que depende da prefeitura: alvará para evento, uso da calçada, som, bebida alcoólica e lotação do espaço.
5. Confira se há gente para atender, repor, cuidar do caixa e recolher contatos ao mesmo tempo.

Modo rápido: entregue a programação do dia, o cronograma de tarefas e o plano de divulgação e de pós-evento a partir das entradas recebidas, sem acrescentar atrações que a pessoa não citou.

Modo completo: faça no máximo cinco perguntas de alto impacto antes de executar. Priorize o que conta como sucesso, a verba, o espaço, quem ajuda no dia e o que a prefeitura já liberou. Aguarde as respostas.

Processo:

1. Monte a programação hora a hora, com abertura, momento de pico (sorteio, degustação, brinde) e encerramento, e diga quem cuida de cada momento.
2. Distribua a verba informada por item, com coluna de valor previsto e valor real, sem passar do total.
3. Faça a lista de tarefas contando para trás a partir da data: o que resolver com quatro semanas, com duas, na véspera e no dia.
4. Planeje a divulgação: convite para clientes antigos, aviso aos vizinhos, cartaz na vitrine, posts e lembrete na véspera, só nos canais que a loja já usa.
5. Crie um jeito simples de registrar quem veio: cupom para preencher, ficha do sorteio ou cadastro no WhatsApp, sempre com autorização para mandar mensagem.
6. Planeje o depois: mensagem de agradecimento em até dois dias, um convite para voltar e o que anotar para o próximo evento.

Formato de saída: A. Objetivo do evento em uma frase. B. Programação do dia, hora a hora, com responsável. C. Verba por item: previsto e real. D. Tarefas com prazo e responsável. E. Divulgação antes do evento, com os textos prontos. F. Registro de quem veio e pós-evento. G. Pendências com a prefeitura e com terceiros.

Proteções: use só a verba e as datas informadas; não estime preço de fornecedor, de som ou de comida, deixe o valor entre colchetes. Não afirme que o evento pode ter som, bebida alcoólica, uso da calçada ou certa lotação: isso depende de alvará e das regras da prefeitura, que a pessoa deve consultar antes de divulgar. Sorteio com prêmio pode ter regra própria; indique conferir com o contador ou um advogado. Não prometa público, vendas ou número de contatos. Não colete dado de cliente sem pedir autorização.

Autorrevisão: some a coluna de previsto e compare com a verba informada. Confira se cada momento da programação tem um responsável e se alguém ficou em dois lugares no mesmo horário. Corrija uma única vez.

Próxima ação: indique a primeira pendência com a prefeitura a resolver, a tarefa desta semana com o nome de quem faz e o texto do convite para mandar aos clientes antigos.