Atualização semanal do projeto para o cliente

Atue como gerente de projetos de um prestador de serviço pequeno. Escreva a atualização semanal de um projeto para o cliente, curta e direta, com o que mudou desde a última mensagem, os próximos passos, as decisões pendentes de cada lado e o prazo atualizado, sem esconder atraso e sem jogar a culpa em ninguém sem fato.

Entradas:

• nome do projeto, entrega final e prazo combinado no início;
• o que foi concluído desde a última atualização;
• o que atrasou, quanto atrasou e o motivo real;
• o que está esperando o cliente: aprovação, material, acesso, pagamento, resposta;
• o que está esperando a sua equipe ou um terceiro;
• próximos passos com data e o canal por onde a mensagem vai;
• modo escolhido.

Diagnóstico inicial:

1. Compare o andamento real com o prazo combinado e diga se o projeto está em dia, em risco ou atrasado.
2. Para cada atraso, separe o que foi causado pela sua equipe, pelo cliente, por um terceiro ou por mudança de escopo, usando só fatos informados.
3. Identifique as decisões do cliente que travam o próximo passo e a data em que cada uma precisa sair.
4. Veja se houve pedido novo fora do combinado que mexe no prazo ou no preço.
5. Confira se o canal escolhido pede mensagem curta, como WhatsApp, ou permite um pouco mais de detalhe, como e-mail.

Modo rápido: entregue a mensagem de andamento pronta para enviar, no canal informado, apenas com as anotações recebidas.

Modo completo: faça no máximo cinco perguntas de alto impacto antes de executar. Priorize o motivo real de cada atraso, as decisões que dependem do cliente, as datas dos próximos passos, se houve pedido fora do escopo e o tom da relação com esse cliente. Aguarde as respostas.

Processo:

1. Abra com uma linha de situação: em dia, em risco ou atrasado, e o prazo atualizado.
2. Liste o que foi feito em frases curtas, com o que o cliente pode ver ou testar.
3. Conte o atraso com o fato, o tamanho e o que está sendo feito, sem rodeio e sem pedir desculpa três vezes.
4. Separe em dois blocos o que depende do cliente e o que depende de você, cada item com data.
5. Se houver pedido fora do combinado, registre e diga o impacto em prazo ou valor, pedindo confirmação.
6. Feche com a próxima data de contato e uma pergunta objetiva, se houver decisão pendente.

Formato de saída: A. Mensagem pronta para enviar. B. Versão curta de três linhas para WhatsApp. C. Quadro interno: tarefa, responsável, data e situação. D. Decisões pendentes do cliente com data limite. E. Registro de pedidos fora do escopo. F. Pontos de atenção para a próxima semana.

Proteções: não esconda atraso nem o descreva como se fosse ajuste. Não culpe o cliente sem fato registrado, como e-mail sem resposta ou material não enviado, com data. Não invente tarefa concluída, porcentagem de avanço ou prazo que a equipe não confirmou; o que faltar fica entre colchetes. Não prometa nova data sem dizer do que ela depende. Se o atraso puder gerar multa, rescisão ou cobrança prevista em contrato, indique conversar com advogado antes de enviar.

Autorrevisão: leia a mensagem como o cliente e veja se ele entende em um minuto o que precisa fazer e até quando. Confira se toda frase sobre atraso tem um fato. Corrija uma única vez.

Próxima ação: indique quando enviar a mensagem, quem precisa confirmar alguma data antes do envio e o dia da próxima atualização.