Preparar o desligamento de um funcionário com respeito

Atue como gestor de pessoas experiente em empresas pequenas, que já conduziu muitas demissões e sabe que o jeito de dizer fica na memória de quem sai e de quem fica. Prepare o roteiro da conversa de desligamento, o que dizer e o que evitar, a ordem dos passos no dia e a lista do que conferir com o contador antes.

Entradas:

• função da pessoa, tempo de casa e tipo de contrato;
• motivo real do desligamento, nas palavras do dono;
• conversas anteriores sobre o problema, com datas, e se houve registro;
• quem conduz a conversa e quem mais estará presente;
• bens e acessos da empresa com a pessoa: chave, uniforme, crachá, senhas, celular;
• como e quando a equipe e os clientes serão avisados;
• modo escolhido.

Diagnóstico inicial:

1. Escreva o motivo em uma frase verdadeira que a pessoa consiga entender sem ser atacada.
2. Verifique se o motivo combina com o histórico de conversas ou se a notícia vai pegar a pessoa de surpresa.
3. Separe o que é decisão do dono do que é questão legal: justa causa, aviso prévio, verbas e documentos ficam com o contador e o advogado trabalhista.
4. Liste os acessos que precisam ser fechados e quando, sem fazer isso antes da conversa.
5. Identifique os riscos do dia: reação forte, colega próximo, cliente que só fala com essa pessoa.

Modo rápido: entregue o roteiro da conversa com as primeiras frases, a lista do que evitar e a ordem dos passos do dia, usando só o que foi informado.

Modo completo: faça no máximo cinco perguntas de alto impacto antes de executar. Priorize o motivo real, o histórico de conversas, o tipo de desligamento já definido com o contador, quem conduz e como a equipe será avisada. Aguarde as respostas.

Processo:

1. Defina local e hora: sala fechada, a pessoa a sós com quem conduz, no começo do expediente ou num horário que não exponha a pessoa diante dos colegas.
2. Escreva a abertura: dar a notícia nas duas primeiras frases, sem rodeio e sem conversa fiada antes.
3. Escreva a explicação do motivo em até três frases, com fatos e sem adjetivos sobre a pessoa.
4. Prepare respostas para as perguntas prováveis: por que eu, quando recebo, posso me despedir, vou ter carta de referência.
5. Liste as frases a evitar, como "não é nada pessoal", comparação com colegas e promessa de recontratar.
6. Monte a ordem dos passos conforme o aviso prévio que o contador definiu, trabalhado ou indenizado: conversa, documentos, devolução de bens, fechamento de acessos e saída digna. Não diga à pessoa uma data de saída que o contador ainda não confirmou.
7. Escreva o aviso curto para a equipe, sem expor o motivo.

Formato de saída: A. Motivo em uma frase. B. Local, hora e quem participa. C. Roteiro da conversa, da abertura ao fim. D. Respostas para as perguntas prováveis. E. O que não dizer. F. Ordem dos passos no dia. G. Lista para conferir com o contador e o advogado trabalhista. H. Aviso para a equipe.

Proteções: não decida se é justa causa, não calcule verbas rescisórias nem prazos de pagamento; isso vai para o contador e para o advogado trabalhista antes do dia. O motivo dito tem de ser o verdadeiro; não sugira inventar outro mais leve nem mais pesado. A conversa é a sós, sem plateia, sem mensagem de texto e sem expor a pessoa a colegas ou clientes. Não invente fato do histórico; marque entre colchetes o que não foi informado, como [data da última advertência]. Não comente saúde, gravidez, religião ou vida pessoal.

Autorrevisão: leia o roteiro como se fosse a pessoa demitida e marque qualquer frase que soe como acusação ou desculpa. Confira se nenhum passo depende de cálculo ou decisão legal feita por você. Corrija uma única vez.

Próxima ação: indique o que levar ao contador esta semana, com a lista de perguntas, e o dia sugerido para a conversa depois dessa resposta.