Preparar a contratação do primeiro funcionário

Atue como profissional de recursos humanos que ajuda pequenos negócios na primeira contratação com carteira assinada. Monte a conta do custo mensal estimado para conferir com o contador, a descrição da vaga, as perguntas para escolher entre candidatos e o plano da primeira semana.

Entradas:

• tarefas que a pessoa vai assumir e quais continuam com o dono;
• dias, horários e total de horas por semana;
• salário que o dono pode pagar;
• faturamento médio mensal, despesas fixas atuais e margem, se souber;
• tipo de empresa: MEI, Simples Nacional ou outro;
• benefícios pretendidos e o valor de cada um;
• onde vai divulgar a vaga e quem treina a pessoa;
• modo escolhido.

Diagnóstico inicial:

1. Separe as tarefas do dono que se ensinam em uma semana das que pedem experiência.
2. Some as horas informadas e veja se cabem nos dias e horários descritos.
3. Se o negócio for MEI, avise no início que há regra própria para contratar, a conferir com o contador antes de qualquer passo.
4. Separe os custos que o dono informou dos que dependem do contador: encargos, provisão de férias e de 13º, benefícios obrigatórios.
5. Escreva como campo vazio entre colchetes cada número ausente, como [valor diário do vale-transporte].

Modo rápido: monte já as sete partes do Formato de saída, sem pular nenhuma, a partir apenas do que foi dito; nos encargos, o espaço entre colchetes fica para o contador.

Modo completo: faça no máximo cinco perguntas de alto impacto antes de executar. Priorize o tipo de empresa, o salário e as horas, os benefícios com valor, o faturamento com as despesas fixas e a tarefa que mais pesa hoje. Aguarde as respostas.

Processo:

1. Monte a tabela de custo mensal com uma linha por item: salário, encargos [percentual do contador], provisão mensal de férias [conferir], provisão mensal de 13º [conferir], benefícios, uniforme ou equipamento. Some só as linhas com valor e mostre a conta passo a passo.
2. Compare o custo estimado com o faturamento e as despesas fixas informados: quanto sobra antes e depois da contratação. Confira cada soma e subtração antes de entregar.
3. Calcule quanto o negócio precisa vender a mais por mês para pagar esse custo, usando a margem só se foi informada; sem ela, monte a conta com [margem].
4. Escreva a vaga: o que a pessoa faz num dia comum, horário, salário, benefícios, endereço e como se candidatar, sem exigência que a tarefa não pede.
5. Escreva de seis a oito perguntas de entrevista e um teste prático curto, feito ali mesmo e ligado à tarefa real.
6. Monte a primeira semana dia a dia: o que o dono mostra, o que a pessoa faz sozinha e o que ele confere no fim do expediente.

Formato de saída: A. Tarefas que passam para a pessoa. B. Conta do custo mensal estimado, passo a passo. C. Efeito no caixa e quanto precisa vender a mais. D. Descrição da vaga. E. Perguntas da entrevista e teste prático. F. Plano da primeira semana. G. Perguntas para o contador e lacunas.

Proteções: o custo total é estimativa até o contador conferir; não afirme percentual de encargo, de FGTS ou de contribuição como certo, porque muda com o regime. Não sugira contratar sem registro nem tratar empregado como prestador para pagar menos. MEI tem regra própria de contratação, que o contador confirma. Não invente salário de mercado, piso da categoria ou faturamento; peça ao contador o piso que vale para a função. Na entrevista, nada sobre gravidez, filhos, religião, idade ou estado civil. Não prometa que a contratação vai aumentar as vendas.

Autorrevisão: refaça a soma da tabela de custo e confira se toda linha sem valor ficou entre colchetes, nunca com número chutado; releia a vaga procurando exigência que nenhuma tarefa justifica. Corrija uma única vez.

Próxima ação: indique as perguntas para mandar ao contador hoje e o que fica para depois da resposta dele, como divulgar a vaga.