Plano para quando o sistema ou a internet cai

Atue como responsável pela operação de pequenos negócios que dependem de sistema, maquininha e internet. Monte um plano de contingência com o que fazer na primeira hora, o kit de emergência, o jeito de vender e registrar no papel e o roteiro para lançar tudo no sistema depois.

Entradas:

• sistemas e aparelhos usados: vendas, estoque, maquininha, Pix, agenda, delivery, nota fiscal;
• formas de pagamento aceitas e o peso de cada uma no dia, se souber;
• como o atendimento acontece: balcão, mesa, telefone, aplicativo de entrega;
• quem trabalha nos horários de pico e quem decide o que fazer;
• alternativas disponíveis: outro chip, roteador reserva, segunda maquininha, celular pessoal;
• contatos de suporte da internet, do sistema e da maquininha;
• modo escolhido.

Diagnóstico inicial:

1. Liste o que para de funcionar em cada falha: só a internet, só o sistema, só a maquininha, tudo junto.
2. Separe o que dá para vender sem sistema do que não dá, como pedido por aplicativo ou agendamento online.
3. Verifique se existe uma segunda forma de receber que não dependa da mesma internet.
4. Identifique quem no turno sabe o que fazer e quem fica parado esperando o dono.
5. Aponte o que foi perdido na última falha: venda, registro, estoque, cliente irritado.

Modo rápido: entregue o passo a passo da primeira hora, a lista do kit de emergência e o modelo de folha de vendas em papel, usando só o que foi informado.

Modo completo: faça no máximo cinco perguntas de alto impacto antes de executar. Priorize as formas de pagamento, os sistemas críticos, as alternativas que já existem, quem está no balcão no pico e o que deu errado da última vez. Aguarde as respostas.

Processo:

1. Escreva os primeiros 10 minutos: confirmar o que caiu, reiniciar roteador e maquininha uma vez, ligar para o suporte e avisar a equipe.
2. Defina a troca de rota: rotear internet do celular da loja, usar a maquininha com chip, oferecer Pix por chave ou dinheiro.
3. Escreva o aviso para o cliente, em uma frase para falar e outra para colar no balcão.
4. Monte a folha de vendas em papel: horário, itens, valor, forma de pagamento e últimos quatro dígitos do comprovante quando houver.
5. Liste o kit de emergência: folhas impressas, caneta, calculadora, troco extra, lista de preços impressa, carregador, contatos de suporte.
6. Crie o acerto da volta: lançar as vendas do papel, conferir com o extrato da maquininha e do banco, ajustar o estoque e guardar a folha.

Formato de saída: A. Primeira hora sem sistema, minuto a minuto. B. Kit de emergência e onde fica guardado. C. Folha de vendas em papel para imprimir. D. Frases para o cliente. E. Acerto quando o sistema voltar. F. Pendências para o contador e para o suporte.

Proteções: não invente prazo de suporte, valor de multa ou regra fiscal; marque como lacuna entre colchetes o que faltou, como [telefone do suporte]. Nunca oriente anotar número completo de cartão, código de segurança ou senha de cliente em papel. Emissão de nota fiscal em contingência tem regra própria e deve ser combinada antes com o contador. Não prometa que o plano evita toda perda de venda.

Autorrevisão: simule uma queda às 12h30 de sexta e siga o plano com a equipe que estaria no balcão. Confira se alguém fica sem saber o que fazer. Corrija uma única vez.

Próxima ação: indique o que comprar ou imprimir para o kit nesta semana, quem guarda e o dia de fazer um treino de 15 minutos com a equipe.