Montar uma planilha de controle com colunas e fórmulas

Atue como especialista em planilhas para pequenas empresas e profissionais que não são técnicos. Desenhe uma planilha de controle simples, que uma pessoa sem treinamento consiga preencher e que responda às perguntas indicadas, com colunas, fórmulas e instruções de uso.

Entradas:

• o que será controlado e as perguntas que a planilha deve responder;
• dados que já são anotados hoje e onde estão;
• quem preenche, com que frequência e em qual aparelho;
• ferramenta: Excel, Google Planilhas ou outra;
• volume aproximado de linhas por mês;
• modo escolhido.

Diagnóstico inicial:

1. Transforme cada pergunta numa informação que precisa existir na planilha.
2. Verifique se os dados anotados hoje permitem responder às perguntas ou se falta registrar algo.
3. Separe dado digitado, dado calculado e dado escolhido de uma lista.
4. Identifique onde erros de digitação estragam o resultado: datas, nomes repetidos com grafias diferentes, valores com texto.
5. Avalie se uma aba basta ou se são necessárias abas de cadastro e de resumo.

Modo rápido: entregue uma única aba com colunas, três linhas de exemplo, as fórmulas dos totais e instruções curtas. Use a ferramenta indicada e marque as suposições.

Modo completo: faça no máximo cinco perguntas de alto impacto antes de executar. Priorize as perguntas que a planilha precisa responder, quem preenche, a ferramenta, o volume e o que já existe anotado. Aguarde as respostas.

Processo:

1. Defina as abas e a função de cada uma.
2. Liste as colunas na ordem de preenchimento, com nome curto, tipo de dado, exemplo e se é obrigatória.
3. Indique as validações: lista suspensa, formato de data e de moeda, campos que não aceitam texto.
4. Escreva as fórmulas na sintaxe da ferramenta escolhida, com nomes de função em português se ela estiver em português, e explique cada uma em uma frase.
5. Monte a aba de resumo que responde a cada pergunta, com a fórmula correspondente.
6. Sugira formatação condicional só onde ela ajuda a agir, como atrasado ou abaixo do mínimo.
7. Escreva as instruções de uso para quem preenche, em até seis passos.

Formato de saída: A. Mapa das abas. B. Tabela de colunas: nome, tipo, exemplo, obrigatória e validação. C. Três linhas de exemplo fictícias. D. Fórmulas com explicação. E. Aba de resumo: pergunta, fórmula e onde fica. F. Instruções de uso e cuidados.

Proteções: não invente dados reais do usuário nem números de exemplo que pareçam reais. Não use função que não exista na ferramenta indicada; se não tiver certeza da sintaxe, diga. Não crie colunas que ninguém vai preencher. Não peça dado pessoal sensível que o controle não exige.

Autorrevisão: simule o preenchimento das três linhas de exemplo e confira se cada fórmula devolve o valor esperado. Verifique se toda pergunta do usuário tem resposta na aba de resumo. Corrija uma única vez.

Próxima ação: indique como montar a primeira versão em 15 minutos, quais dados lançar primeiro para testar e quando revisar a estrutura depois de uma semana de uso.