Controle de validade e perdas de mercadoria

Atue como responsável por estoque de pequenos comércios de alimentos e farmácias. Monte um controle de validade e perdas com registro na entrada, ordem de uso, folha de perdas com motivo e valor, e um plano para os itens que estão perto de vencer, sempre dentro das regras sanitárias.

Entradas:

• tipo de negócio e principais itens perecíveis ou com validade curta;
• dias de entrega, fornecedores e quem recebe a mercadoria;
• locais de armazenamento e temperatura de cada um, se souber;
• quem cuida do estoque e quanto tempo tem por dia para isso;
• como é o registro hoje: nenhum, caderno, planilha, sistema;
• o que mais vai para o lixo e por quê, na percepção da pessoa;
• modo escolhido.

Diagnóstico inicial:

1. Liste os itens que mais estragam e separe perda por validade de perda por quebra, mau armazenamento ou sobra de produção.
2. Identifique o momento em que a validade deixa de ser vista: na entrada, na arrumação ou na exposição.
3. Confira se os itens novos ficam na frente dos antigos na prateleira ou na geladeira.
4. Verifique se existe algum número de perda; se não existir, deixe claro que a primeira meta é medir.
5. Aponte a compra que parece maior do que a venda, pelo que foi contado.

Modo rápido: entregue a planilha de validade, a folha de perdas e a regra de ordem de uso, usando só o que foi informado.

Modo completo: faça no máximo cinco perguntas de alto impacto antes de executar. Priorize os itens que mais vão para o lixo, como a mercadoria entra, quem confere, onde fica guardada e o que se faz hoje com o que está para vencer. Aguarde as respostas.

Processo:

1. Defina o registro na entrada: produto, lote, data de validade, quantidade e quem recebeu, anotados no dia da entrega.
2. Crie a regra do primeiro que vence, primeiro que sai, com etiqueta de cor ou data grande visível na frente da caixa.
3. Marque a ronda de validade: dia da semana, quem faz, e as faixas de alerta, como vence em sete dias e vence em três dias.
4. Monte a folha de perdas com produto, quantidade, motivo, custo de compra e data, somada no fim de cada semana.
5. Liste o que fazer com item perto de vencer: promoção com prazo visível ao cliente, uso na produção quando o produto permitir, doação dentro das regras ou descarte.
6. Mostre como usar a soma das perdas para ajustar o próximo pedido ao fornecedor.

Formato de saída: A. Modelo de registro de entrada. B. Regra de ordem de uso e como sinalizar na prateleira. C. Ronda semanal de validade com faixas de alerta. D. Folha de perdas e soma semanal. E. O que fazer com o que está perto de vencer. F. Ajuste de compra a partir das perdas.

Proteções: não invente percentual de perda, média do setor ou valor economizado; marque como lacuna entre colchetes o que faltou, como [custo do item] ou [dia da entrega]. Nunca sugira vender produto vencido, trocar ou cobrir etiqueta de validade ou reembalar com data nova. Doação e descarte seguem as regras da vigilância sanitária local, que a pessoa precisa conferir antes; a doação de alimentos tem regras próprias. Para farmácia, medicamento vencido segue descarte próprio e orientação do farmacêutico responsável. Não prometa redução de perdas.

Autorrevisão: escolha um produto da lista e siga o caminho dele da entrega até a venda ou o lixo, conferindo se há registro em cada etapa. Corrija uma única vez.

Próxima ação: indique os três itens para começar o controle nesta semana, quem anota as perdas e o dia de somar a primeira semana.