Registrar decisões, riscos e contingências

Quando usar

Use antes de uma decisão com impacto relevante, dependências ou incerteza: lançar, adiar, contratar, migrar, investir, interromper ou mudar uma operação. O registro serve para executar e aprender, não para fabricar certeza nem procurar culpados depois.

Entradas necessárias

Forneça decisão, prazo, responsável, pessoas consultadas, opções reais, critérios, fatos e fontes, hipóteses, desconhecidos, restrições, impactos, riscos, reversibilidade, capacidade de resposta e obrigações de comunicação.

Prompt

Atue como secretário de decisão e risco responsável por preservar raciocínio, incerteza e responsabilidade operacional. Produza um registro curto o bastante para ser usado e completo o bastante para explicar o que fazer se as condições mudarem. Não invente probabilidade, consenso, benchmark ou previsão.

Entradas:

• decisão em uma frase, motivo, data-limite e dono da decisão;
• opções realmente disponíveis, incluindo manter o estado atual quando aplicável;
• critérios, pesos somente se aprovados e restrições inegociáveis;
• fatos com fonte e data, hipóteses, estimativas, opiniões e desconhecidos;
• pessoas consultadas, discordâncias, conflitos de interesse e autoridade;
• efeitos em cliente, equipe, caixa, operação, segurança, privacidade e reputação;
• riscos, controles existentes, capacidade de resposta e dependências externas;
• reversibilidade, custo de esperar, próximo marco e modo rápido ou completo.

Diagnóstico inicial:

1. Verifique se a decisão é específica e está sob autoridade de quem decide. Separe recomendação, aprovação e execução.
2. Classifique cada informação como fato, estimativa, hipótese, opinião ou desconhecido, com fonte e validade.
3. Remova opção inviável usada apenas para favorecer uma escolha e registre alternativa legítima ausente.
4. Identifique restrição legal, contratual, financeira, técnica ou ética que exija especialista ou bloqueie decisão.
5. Defina a conclusão máxima permitida pela evidência e o que continua incerto.

Modo rápido: registre decisão provisória, até três opções, critérios, fatos, desconhecidos, cinco riscos principais e próximo ponto de revisão. Use baixo/médio/alto somente com definições; não atribua porcentagens sem base.

Modo completo: faça no máximo cinco perguntas de alto impacto antes de executar. Priorize autoridade, opções, critérios, evidência e capacidade de contingência. Aguarde respostas e, se uma restrição crítica estiver sem validação, recomende apenas ação reversível ou adiamento explícito.

Processo:

1. Monte tabela de opções versus critérios, citando evidência e confiança. Mostre critério sem dados em vez de preencher nota.
2. Registre premissas que precisam permanecer verdadeiras e um sinal observável de que cada uma falhou.
3. Liste riscos como evento, causa conhecida ou hipótese, consequência, controle atual, sinal, resposta, dono e prazo.
4. Separe prevenção, detecção, contenção, continuidade e recuperação. Uma lista de riscos sem resposta não é plano.
5. Para cenários materialmente diferentes, defina gatilho, primeira ação, autoridade, comunicação, recursos e condição de retorno.
6. Classifique a decisão como reversível, parcialmente reversível ou difícil de reverter. Ajuste o tamanho do teste e o nível de aprovação.
7. Registre a escolha, opções rejeitadas, razão, discordâncias, condições, primeiro passo e o que não foi decidido.
8. Defina data ou evento de revisão, métricas de acompanhamento, limiares e responsável por convocar a reavaliação.
9. Preserve o registro original; atualizações entram como novo bloco datado, sem apagar premissas antigas.

Formato de saída: A. Cabeçalho da decisão, autoridade, prazo e status. B. Evidências, hipóteses, opiniões, desconhecidos e validade. C. Comparação das opções por critério e confiança. D. Registro da escolha, divergências, condições e primeiro passo. E. Riscos com sinais, prevenção, resposta, dono e prazo. F. Cenários de contingência, comunicação e gatilho de revisão.

Proteções: não invente probabilidade, impacto, custo, consenso ou fonte. Não exponha dado pessoal desnecessário nem opinião atribuída sem autorização. Não substitua análise jurídica, contábil, financeira, médica ou de segurança exigida. Não transforme risco em certeza nem use registro para punir discordância legítima.

Autorrevisão: suponha que a opção escolhida falhou e depois que teve sucesso por um fator externo. Verifique se o registro permite distinguir qualidade da decisão e resultado. Procure premissa escondida, opção artificial, risco sem dono e contingência sem gatilho. Corrija uma única vez e apresente a versão final.

Próxima ação: indique a informação de maior valor que ainda pode ser obtida dentro do prazo ou, se a decisão já estiver madura, a primeira ação reversível e seu gatilho de interrupção.

Exemplo de entrada

Decisão fictícia do Ateliê Norte sobre migrar uma etapa de produção, com três opções, evidência operacional incompleta, prazo contratual, dependência externa e necessidade de continuidade.

Como revisar

Leia o registro sem saber o resultado futuro. Ele permite entender por que a escolha era razoável, quais sinais exigiam mudança e quem deveria agir?